EDI na logística: Entenda o que é e como funciona

24 de setembro de 2021
EDI

Nos últimos anos, as operações logísticas têm sido otimizadas constantemente, visto que a necessidade de seguir tendências, agilizar demandas e manter a qualidade dos serviços prestados, são os principais fatores dessa otimização.

Devido a isso, que a gestão de armazéns, distribuição e de transporte têm mudado seus processos, a fim de aumentar a produtividade e reduzir os custos logísticos. E para ajudar a manter essa otimização, existem diversos sistemas tecnológicos, com programas assertivos, como é o caso por exemplo, do EDI.

O que é o EDI?

O EDI, sigla em inglês de Eletronic Data Interchange, ou em português Intercâmbio Eletrônico de Dados, trata-se de um tipo de linguagem de comunicação entre sistemas usada nas operações logísticas. Desse modo, esta é a integração entre empresas ou sistemas por arquivo eletrônico, basicamente uma transmissão de dados.

Neste contexto, este documento tem sido usado cada vez mais pelas empresas logísticas, já que reúne diversas informações importantes para realizar uma operação, de forma estruturada e layout personalizado. Além do mais, o EDI é visto como maneira de reduzir papeladas e esforços manuais, isso porque evita a entrada manual de dados, que resulta em maior assertividade.

A saber, por permitir a troca de informações digitalizadas, o EDI estabelece ligação entre dois ou mais sistemas, que consequentemente diminui a quantidade de erros ao longo da cadeia logística.

Geralmente a utilização desse documento também dá em transações como notas fiscais, faturas, CT-es, ocorrências, dentre outros. Com essa padronização das informações, ele pode ser integrado em qualquer sistema, o que facilita operações mais complexas, pois economiza tempo e eleva o desempenho da empresa.

Os dados podem ser transmitidos diversos formatos e canais, como por exemplo, o transporte de cargas costuma utilizar arquivos de textos como principal formato de compartilhamento de informações.

Logo, o sistema de EDI disponibiliza às empresas a oportunidade de automatizar a cadeia logística de maneira eficaz, promovendo um aproveitamento melhor dos recursos materiais e imateriais.

Como o EDI funciona?

Primordialmente, como o EDI é importante para organização das informações de modo mais seguro e econômico, quando implementado realiza o envio de dados necessários para o conhecimento do transporte eletrônico – CT-e . Isso ocorre pelo sistema de gestão da transportadora, por consequência agiliza a liberação dessa documentação.

Assim sendo, a transportadora pode manter toda empresa informada sobre as situações de entregas, principalmente com a intenção de relatar possíveis adversidades que possam representar mudanças no cronograma. Além das informações e status de entrega, é permitido ainda o faturamento de valores e a emissão de boletos de cobrança, o que torna o gerenciamento do frete mais rápido e exato.

Benefícios do EDI

Certamente, o EDI fornece benefícios relevantes para o setor logístico, ainda mais porque  a partir dele não há necessidade de digitação, além de trazer maior confiabilidade, reduzir  riscos e divergências de informações. Assim, entre outros benefícios podemos destacar:

Facilidade de diálogo – Por meio de uma plataforma central organiza-se a transmissão de dados e evita-se equívocos na troca de informações, como isso, aumenta a transparência das  operações.

Simplifica as atividades – Ao padronizar as ações e reduzir a quantidade de operações e colaboradores, garante maior eficiência na cadeia logística.

Redução de custos – Com o melhor aproveitamento dos recursos e a diminuição de erros, os gastos e investimentos se tornam mais focados.

Agilidade nos processos – A partir da redução do tempo gasto, devido a eliminação da necessidade de digitação, resulta em maior agilidade durante os processos.

Informações mais ágeis – Ocorre agilidade nas informações recebidas como é o caso de notas fiscais, fatura, ocorrências, transporte eletrônicos.

Maior eficiência – Já que evita erros de entregas e insatisfação dos clientes

Principais arquivos EDI utilizados na Logística 

PREFAT –  Trata-se do EDI de pré-fatura, enviado do embarcador para o transportador. O qual realiza a auditoria de faturas, para que o embarcador possa gerar o PREFAT com os documentos liberados e auditados.

DOCCOB – Significa documento de cobrança. Dentro deste arquivo, estão todos os CT-es que serão cobrados pela transportadora, que envia ao embarcador. Esse documento ajuda na comunicação e garante troca de informações confiáveis e eficientes.

CONEMB – É o documento que contém todas as informações do CT-e. Desta forma, o arquivo é enviado pelo transportador e quem recebe é o embarcador.

OCOREN – Este é o documento que registra todas as ocorrências do processo de entrega. Em geral, são registrados atrasos, avarias na carga, extravios, entre outros.

NOTFIS – Arquivo que consta os dados da nota fiscal do produto. O qual este é enviado pelo embarcador e quem receberá é o transportador.